Zet jij al social media monitoring in voor jouw evenement? Misschien denk je dat het voor jouw evenement niet nodig is, bijvoorbeeld omdat je zelf social media nog niet actief inzet. Maar je bezoekers zitten er hoogstwaarschijnlijk wel op! Voor ik je de 9 tips geef, eerst 2 redenen met voorbeelden van hoe je social media monitoring kunt inzetten.
Interactie stimuleren
Een reden om social media monitoring in te zetten is om de interactie met de bezoekers te stimuleren. Een mooi voorbeeld hiervan is Heembouw. Zij zorgden voor een Twitterwall op de beursvloer tijden Logistica en hebben daarmee gezorgd dat beursbezoekers, relaties, collega’s en andere standhouders actief met social media aan de slag gingen. Zo versterkten ze de relaties met hun klanten en deden zij nieuwe contacten op, óók met mensen die niet op de vakbeurs aanwezig waren.
Om alle reacties online goed in de gaten te kunnen houden, gebruikte communicatiespecialist Björn Bouwmeester de social media monitoring tool OBI4wan. Zo kon hij snel zien welke berichten relevant voor ze waren en daar snel op inhaken. Om te zorgen dat mensen actief bleven en om alles goed te kunnen volgen, liep Björn alle dagen rond op de beursvloer. Ook schreef hij tijdens de beurs een liveblog. “Het was best hectisch, maar het geeft zoveel voldoening als mensen enthousiast meedoen” vertelt Björn. Het is niet alleen leuk om te doen, Heembouw heeft ook een hele mooie lead binnengesleept dankzij het monitoren en het leggen van relaties via Twitter. (Lees ook: Twitteren tijdens Logista: dit levert het op).
Crisis voorkomen
Een andere goede reden om te monitoren tijdens evenementen is om een crisis te voorkomen. Met name op grotere festivals is dit heel erg belangrijk. Zo was het flink noodweer op komst tijdens PinkPop 2014. De festivalgangers waren nog aardig relaxt, maar er zaten thuis ook wat bezorgde ouders achter de tv die op het nieuws zagen dat het weeralarm op code oranje ging. Als je niet slim inspeelt op deze bezorgdheid, dan kan dat uit de hand lopen.
Ook voor kleinere evenementen is het belangrijk om voorbereid te zijn op een crisis. Ik sprak hierover met Niels Loeffen van HowAboutYou. Hij monitort social media tijdens evenementen in opdracht van onder andere gemeenten. Maar moet je nou voor elk evenement monitoren? Wanneer doe je dit wel en wanneer hoeft het niet?
“Je moet je als eventorganisator ervan bewust zijn dat mensen jouw verantwoordelijk zien als er wat aan de hand is. Ook al ben je daar misschien formeel wel helemaal niet verantwoordelijk voor.” legt Niels uit. Zorg daarom dat je vooraf weet wie je kan inschakelen als er wat aan de hand is, zodat je snel kan opschalen qua team. Als je dat moet achterhalen als de nood aan de man is, kost je dat veel tijd.
In het geval van een crisis geeft Niels aan dat goede communicatie vaak vergeten wordt, omdat veel organisatoren te druk zijn met het verhelpen van de crisis zelf. Zorg dat je daarop voorbereid bent.
9 tips om te starten met social media monitoring
-
Zorg dat je eigen account op orde is
Twitter is het kanaal waar je het beste op kan monitoren. Dit komt voornamelijk omdat deze berichten over het algemeen publiek te zien zijn in tegenstelling op Facebook bijvoorbeeld. Daarnaast is het op Twitter niet zo vervelend als je meerdere berichten plaats achter elkaar over hetzelfde onderwerp. Ook uit mijn onderzoekje van afgelopen zomer, kon je ook zien dat er het meest op Twitter werd gesproken evenementen.
Als je wilt reageren op deze berichten, moet je natuurlijk wel een eigen account hebben. Dus mocht je nog willen starten met Twitter, dan is een evenement een mooie start om gelijk een hoop volgers erbij te krijgen!
Als je wel al een account hebt, controleer dan of je biografie nog steeds up-to-date is, er een url van de website erbij staat en of er een goede profiel- en coverfoto bij staat.
-
Stel vooraf de juiste zoekopdracht(en) in
Zorg dat je vooraf weet op welke termen je moet zoeken. Denk in ieder geval aan de eventhashtag, de naam van het event (op verschillende manieren geschreven), de locatie en eventuele partners. Tijdens het evenement merk je misschien wel dat er ook andere woorden veel gebruikt worden, dus vul je zoekopdracht tijdens het evenement aan als dat nodig is.
Je kunt in Twitter (en andere social media kanalen) zelf al eenvoudige zoekopdrachten doen. Om het wat overzichtelijker te maken kun je gebruik maken van gratis tools als Hootsuite of Tweetdeck. Daarin zie je verschillende kolommen met bijvoorbeeld je eigen tijdlijn, reacties, je zoekoprachten en eventueel lijsten die je hebt aangemaakt (zie tip 3). Bij professionelere tools, zoals OBI4wan, kun je uitgebreide zoekopdrachten aanmaken en heel overzichtelijk bijhouden op welke berichten je al hebt gereageerd en welke er nieuw zijn binnengekomen.
-
Maak een lijst van belangrijke accounts
Maak een lijst van belangrijke accounts om te volgen. Op Twitter en Facebook kun je dat eenvoudig instellen. Voeg hieraan accounts toe van collega’s, partners en eventueel de media die op je evenement aanwezig is. Kijk zo nu en dan op de lijst wat zij plaatsen. Niet alle berichten bevatten namelijk de zoektermen waarop jij zoekt. Zeker bij foto’s staat er niet altijd veel tekst bij. Door de lijst af en toe te bekijken, mis je in ieder geval niet de berichten van belangrijke accounts.
-
Zorg voor een ‘social wall’
Je activeert bezoekers mee te doen met berichten plaatsen, als ze hun berichten terug kunnen zien op een scherm. Zorg daarom dat je een scherm inzet en een tool hebt waar je de social media feed mee zichtbaar kunt maken. Als je OBI4wan gebruikt, zit het er al bij. Heb je dit niet, dan kun je bijvoorbeeld gebruik maken van Zoomph of Social Wally.
-
Activeer bezoekers door fotomarketing in te zetten
Een hele eenvoudige manier om mensen foto’s te laten delen is door fotomarketing in te zetten. De SharingBox of PhotoTap bijvoorbeeld. Uiteraard communiceer je duidelijk de eventhashtag, zodat de foto’s ook daadwerkelijk op het scherm voorbijkomen.
-
Activeer bezoekers door zelf het goede voorbeeld te geven
Als je zelf niets deelt tijdens het evenement, dan zullen anderen het ook niet zo heel gauw doen. Zorg dus dat je zelf ook actief bent tijdens de dag. In mijn infographic vind je een aantal ideeën over wat je kunt plaatsen, ook voor het evenement plaatsvindt. En natuurlijk ga je ook de interactie aan met de bezoekers! Zorg ook dat je niet vanuit huis of kantoor gaat monitoren, maar je aanwezig bent op het evenement, zodat je bijvoorbeeld foto’s kan maken. Of in kan spelen op activiteiten die er gaan zijn. Je kunt veel sneller schakelen als je zelf aanwezig bent.
-
Schrijf een plan van aanpak
Maak voor wat grotere evenementen, waar meerdere partijen bij betrokken zijn een plan van aanpak. In de whitepaper van HowAboutYou over hoe je een buzz analyseert tijdens evenementen, vind je 5 stappen om zo’n plan van aanpak te schrijven.
-
Zorg dat iemand tijdens het event dedicated met social media bezig is
Uit ervaring weet ik dat het heel lastig is als eventmanager om op de vloer alles in de gaten te houden en ook nog eens op social media. Zorg daarom dat je iemand inzet die zich de hele dag kan focussen op alles wat er op social media gebeurt. Als je dat niet zelf kan doen, zet dan iemand hiervoor in. Niets is zo zonde dan dat je alle voorbereidingen hebt getroffen, maar te druk bent om het op te pakken. En in het geval van een crisis geeft Niels zelfs nog aan dat je echt niet wilt bezuinigen op communicatie. Huur daarom desnoods extern iemand in of zorg dat iemand kan bijspringen als dat nodig is.
-
Evalueer en leer van de inzichten
Vergeet tot slot niet om na het evenement te evalueren. Als je de gesprekken naloopt krijg je waarschijnlijk waardevolle inzichten. Waar spraken mensen over, met wie spraken ze erover en welke vragen of problemen kun je op een volgend evenement tackelen?