Word je ook zo gestresst van die no shows op jouw gratis evenement? Met deze tips kun je de no shows verlagen.
Niets is zo frustrerend dan dat er veel no shows zijn op jouw evenement. Ben je net zo blij met het mooie aantal aanmeldingen, komen er veel mensen niet opdagen. Als je het had geweten, dan had je nog wel extra je best gedaan op de promotie.
Je bent niet de enige die hier last van heeft. Er worden ook zoveel evenementen georganiseerd en iedereen is al zo druk. Toch zijn er verschillende manieren om de no shows van jouw evenement aan te pakken. Welke oplossing het beste is, verschilt heel erg per evenement en de doelgroep. Bij een evenement dat maandelijks georganiseerd wordt, zou je wat strenger kunnen zijn dan een eenmalig of jaarlijks evenement. In het laatste geval is het vooral een kwestie van goed inschatten wat de opkomst wordt en de zaal en catering erop af te stemmen.
Goede communicatie
Een deel van de now shows kun je beperken door goed te communiceren in de aanloop van je evenement. Een aantal tips:
- Maak duidelijk wat de ‘regels’ zijn over het aan- en afmelden.
- Maak het mensen eenvoudig om af te melden en geef ze een deadline tot wanneer ze dit kunnen doen.
- Stuur reminders uit, zodat mensen het evenement niet vergeten.
- Maak je doelgroep enthousiast over het evenement zelf. Niet alleen om de aanmeldingen te stimuleren, maar ook om de aandacht vast te houden tot aan het evenement.
- Hoe persoonlijker je bent in de communicatie, hoe eerder mensen zich netjes zullen afmelden. Mensen stellen een persoon minder graag teleur dan een onpersoonlijk bedrijf. Probeer het maar eens uit en vermeld onderaan je uitnodigingen een naam (van jezelf, de directeur of de organisator) en schrijf persoonlijkere teksten.
Toch een (kleine) toegangsprijs vragen
Het kan helpen om een (kleine) toegangsprijs te vragen. Mensen denken dan enerzijds beter na of ze echt willen en kunnen komen, anderzijds doen ze dan meer moeite om zich (op tijd) af te melden. Een aantal manieren hoe je dit kunt aanpakken:
- Een bekende manier is om mensen die niet komen opdagen een no show fee te laten betalen. Het is hierbij wel belangrijk dat ze dit van tevoren weten. Zorg dat je bij het aanmeldformulier om de informatie vraagt die je nodig hebt om de factuur te kunnen sturen. Dan kun je het daarna snel afhandelen.
- Als je het op een wat positievere manier wilt benaderen, laat geïnteresseerden dan een kaartje kopen. Iedereen die daadwerkelijk aanwezig is, krijgt een refund. Het komt op hetzelfde neer als het vorige punt, maar je beloont mensen in plaats van dat je ze ‘straft’.
- Je kunt ook iedereen die zich aanmeldt een (klein) bedrag laten betalen en ze gratis hapjes en drankjes aanbieden. Als de catering sowieso al gratis is, geef ze dan een cadeautje dat ongeveer evenveel waard is als de entreeprijs. Een boek van een van de sprekers bijvoorbeeld.
Ideeën voor regelmatige bijeenkomsten
Als je bijvoorbeeld elke maand een bijeenkomst organiseert voor een groep mensen, dan is het handig om heel duidelijk te zijn over de regels of voorwaarden. Niet het leukste om te doen, maar het werkt wel.
- Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om bijvoorbeeld na 2 keer een no show de bezoeker geen toegang meer te geven tot jouw evenementen.
- Zorg voor sociale verantwoordelijkheid. Met een systeem als Meetup.com bijvoorbeeld, kun je met wachtlijsten werken en vragen of mensen willen afmelden, zodat andere mensen in hun plaats kunnen gaan. Dit werkt meestal erg goed.
Houd áltijd rekening met no shows
Hoe goed je ook je best doet, er zullen altijd no shows zijn. Probeer goed in te schatten wat het percentage no shows gemiddeld is op jouw evenementen. Zo kun je de locatie en catering daarop voorbereiden en wellicht al goede afspraken maken over een plan B.
Als je erg onzeker bent over de opkomst, vraag de locatie dan of er een kleinere ruimte is waar je eventueel terecht kunt bij een lage opkomst. Ook voor de catering kun je ze vragen op welke manier ze kunnen inspelen op een onzeker aantal deelnemers. Voor sommige evenementen bestel ik (in overleg met de locatie) bijvoorbeeld voor de lunch iets minder broodjes dan het verwachtte aantal bezoekers. Bijbestellen kan meestal wel, maar een bestelling kort voor dag annuleren niet. Maar check dit altijd vooraf met de catering, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.