Op 2 februari was ik bij de Masterclass Meeting Design. Het thema was: hoe zorg je dat je eventbezoekers actie laat ondernemen?
Ik help evenementmanagers om in 7 stappen van een evenement een merk te maken. Een van deze stappen is hoe je je evenement vorm geeft. Marga Groot Zwaaftink van Congresbureau Commgres weet hier heel veel vanaf. Ik was bij haar Masterclass Meeting Design op 2 februari. Zij legde mij bovendien uit wat Meeting Design is en wat de 7 ingrediënten zijn.
Wat is Meeting Design?
Wat mij vooral aansprak aan deze bijeenkomst is dat veel raakvlakken heeft met contentmarketing, waar ik ook regelmatig over schrijf. Het gaat er namelijk om dat je de juiste content, voor de juiste doelgroep, op het juiste moment deelt. Allemaal om een bepaalde doelstelling te halen. Terwijl ik het vaak heb over hoe je dit online doet, vertelt Marga hoe je dit middels een evenement aanpakt.
Daarnaast deelt ze mijn visie dat eventmanagers minder bezig moeten zijn met alleen het faciliteren en organiseren, maar ook moet nadenken over de inhoud. Hoe zorg je dat je chemie creëert tussen deelnemers? Dat is juist de kracht van live-bijeenkomsten: daar kun je die chemie tot stand brengen.
Meeting Design houdt in dat je:
- zorgt voor interactie van deelnemers door middel van content,
- het gedrag van deelnemers beïnvloedt, zodat het bepaalde doel bereik wordt,
- bepaalt wat welke deelnemer met welke content op welk moment van de bijeenkomst moet doen.
Zorg voor een heldere doelstelling
Een van de eerste stappen die ik met mijn klanten doorloop is het doel bepalen. Als je een nieuw evenement op poten zet, dan denk je vast heel goed na over het doel van je evenement. Maar doe je dit ook voor een evenement dat misschien al meer dan 5 of 10 jaar bestaat? Om een evenement goed te kunnen vormgeven, moet je dit namelijk wel weten.
Zorg dat je van de eindverantwoordelijke, de Meeting Owner, weet of hij/zij wil inspireren, informeren of bijvoorbeeld draagvlak creëren. En hoe dragen deze doelstelling(en) bij aan de businessdoelstelligen en de doelstellingen van de deelnemers zelf? Zorg dat dat helder is, pas dan kun je er een goede invulling aan geven. Zo weet je welke ervaring de deelnemer moet ondergaan om dat doel te bereiken en welke content met je hen moet aanreiken.
De 7 ingrediënten
Welke 7 ingrediënten heb je nodig om voor je evenement geen 7 maar een 9+ te krijgen?
1. Het brein en het lichaam
Wees je bewust van de impact van de omgeving op het brein en het lichaam. Om een voorbeeld te geven: als een zaal te warm is, lijkt de tijd (en dus ook een programma-onderdeel) langzamer te gaan. Daarnaast zorgt beweging voor creativiteit. Zorg dus dat je het brein en het lichaam in beweging brengt om de creativiteit te bevorderen.
2. De meetinglocatie en de werkelijke wereld
Als je naar een bijeenkomst gaat, dan praat je over je werk, terwijl je niet óp het werk bent. Het is goed dat bijeenkomsten ver van het werk afstaan, want juist dan krijg je nieuwe inzichten en kun je nieuwe ideëen opdoen. Het gevaar is wel dat als je tever gaat hierin, het moeilijk wordt om de vertaalslag te maken. Je wilt natuurlijk dat deelnemers de ideëen kunnen toepassen en een gedragsverandering plaatsvindt.
Je kunt dit bevorderen door in de bijeenkomst een onderdeel toe te voegen waarin uit de ingebrachte ideëen een selectie wordt gemaakt van acties die men mee gaat nemen en waar ze mee aan de slag gaan.
3. Storytelling
Storytelling is een enorme buzzword geweest de afgelopen tijd, terwijl het eigenlijk niets nieuws is. Ook in de theaterwereld weten ze hoe ze dit goed moeten aanpakken. En bij bijeenkomsten is storytelling net zo belangrijk als bijvoorbeeld met online communicatie. Er moet een logische opbouw zijn met een sterk begin, een midden (met een held!) en een eind.
4.Duidelijke markers
Zorg voor duidelijke markers in de tijd. Zo weet iedereen hoe ze zich moeten gedragen. Bij een kraamvisite bijvoorbeeld weet je precies dat je even langskomt om de baby te bewonderen, de ouders te feliciteren, een cadeautje komt overhandigen, een beschuit met muisjes eet en vooral niet veel te lang blijft hangen, want de ouders zijn doodmoe. Ook voor bijeenkomsten geldt dat het duidelijk moet zijn, voor zowel de organisator, spreker als deelnemers hoe lang iets duurt. Daar stelt men zich op in.
5. Leg de collectieve kennis bloot en benut dit
Het grote voordeel van bijeenkomsten is dat er veel kennis aanwezig is. Leg dit bloot en benut dit door mensen in groepjes bij elkaar te brengen. Het liefst uit diverse achtergronden, zodat ze elkaar echt iets kunnen bijbrengen. Maak van tevoren duidelijk wat het moet opleveren en dat er discussie mogelijk is, zodat mensen gemotiveerd aan de slag gaan.
6. Gedeelde tijdsplanning en beleving
Zorg voor een logische tijdsplanning van de dag. Zet de toon aan het begin van de bijeenkomst, zodat mensen positief en productief worden. Dit helpt voor de inzet van de rest van de dag.
In het middengedeelte van de dag zet je mensen aan het werk. Je hebt ze aan het begin geprikkeld en input gegeven. Geef ze daarna de ruimte om de kennis die ze al hebben te combineren met de input die ze hebben gekregen. Als je oude en nieuwe kennis mixt lijkt dat waarschijnlijk tot nieuwe ideëen.
Aan het einde komt alles van de dag samen. Zorg ook dat je dit gedeelte goed aanpakt, bijvoorbeeld door een samenvatting te maken of een aantal mensen hun ideeëen te delen. Zodat ze met concrete punten naar huis gaan.
7. De magie
Een geslaagd evenement heeft een beetje magie nodig. Als deelnemers oprecht en met hun emotie aan het einde van de dag hun nieuwe inzichten uitspreken dan bereik je dit ook!
Meeting Design samengevat
Als je Meeting Design dus goed wil aanpakken zorg je dat je:
- de inhoud en de sprekers zorgvuldig uitkiest,
- je focust op het proces van de gedachtengang van de deelnemers tijdens de meeting,
- je focust op de algehele format van het evenement,
- je de inhoud verbindt met de verwachtingen van zowel de deelnemers als de Meeting Owner,
- je focust op de gekozen doelstellingen en hoe je deze haalt door middel van het evenement.
Meer weten over Meeting Design? Lees de samenvatting door Jan Jacobs Tekstbureau van het boek ‘Into the Hearts of Meetings: Basic principles of meeting design’.