Op vrijdag 30 september bezocht ik de 8ste editie van Avanade Inspire. Ik heb de eerste 4 edities georganiseerd en vond het tijd om eens terug te blikken.
Vorige week was ik op de 8ste editie van het interne evenement Avanade Inspire. Een evenement dat ik heb opgezet (ik was ruim 5 jaar marketeer bij Avanade) en de eerste 4 keren heb georganiseerd. Mijn liefde voor het organiseren van evenementen is grotendeels gekomen vanuit dit evenement. Ook het idee voor mijn blog EventGoodies is voortgekomen uit de tijd dat ik dat evenement organiseerde.
Ik kon hier zo mijn ei helemaal in kwijt. Het was vooral heerlijk om te zien dat al je harde werken en ideeën echt het resultaat hebben wat je voor ogen had: geïnspireerde mensen. Dit keer dus een wat persoonlijkere blog over waarom ik het zo leuk vond om Avanade Inspire te organiseren, maar ook wat ik ervan geleerd heb.
Wat is Avanade Inspire?
Avanade levert innovatieve digitale en cloud diensten en is een joint venture van Microsoft en Accenture. Aangezien Avanade zich alleen maar bezighoudt met het Microsoft-platform en als dochter van Microsoft altijd voorop loopt met digitale en technische technologie, is het belangrijk om kennis te blijven delen met het personeel. Met name omdat elke medewerker zich specialiseert in een andere oplossing, is het belangrijk dat zij weten wat Avanade nog meer te bieden heeft. Zo kunnen zij hun eigen klanten nog beter van dienst zijn.
In andere regio’s van Avanade werd er een vergelijkbaar intern evenement georganiseerd die enkele van mijn collega’s destijds hadden bezocht. Zowel vanuit het MT als die collega’s kwam het verzoek om dit te te organiseren en ik hielp daar graag bij. Zo werd Avanade Inspire geboren in 2008.
In 2014 bestond Avanade 10 jaar. In een aantal afleveringen van de Avastoel blikken ze terug, ook met mij als oud-collega. In deze video vertellen HR-manager Jim van der Wardt en ik over de 2e editie Avanade Inspire. Een evenement voor en door medewerkers.
Tot in de puntjes geregeld
Wat ik het allerleukste vond aan het organiseren van het evenement is dat ik het van A tot Z regelde en ik de vrije hand had om m’n ideeën in de praktijk te brengen. Ik probeerde het allemaal tot in de puntjes te regelen. Vanaf de aankondiging en promotie en communicatie tot de aankleding en uitvoering.
Sprekers in het zonnetje zetten
Zo was ik toen al bezig met sprekers in het zonnetje zetten, ook op social media (zoals ik vaak adviseer in m’n blogs en aan m’n klanten). We maakten een plaatje dat mensen op Facebook konden plaatsen en hun eigen tekst bij konden zetten over hoe ze op het evenement terugkeken.
Aankleding
Een ander leuk onderdeel van het evenement was de aankleding. Vanaf het 2e jaar organiseerden we het in deFabrique. En dan zit je qua uitstraling en inrichting al best goed, omdat de ruimtes al mooi op zichzelf zijn. Ook hebben leuke, zelfgemaakte meubels voor bijvoorbeeld de catering.
Zo nu en dan goten we het evenement ook in een thema. In 2012 sponsorde Avanade een race-team en we besloten dat ook als thema te gebruiken op het evenement. We lieten teaser-video’s zien, lieten die dag de race-auto met ons logo binnenrijden, het personeel kon kennis maken met de coureur en ook in de aankleding kwam het race-thema terug.
Wat heb ik ervan geleerd?
In die 4 jaar dat ik Avanade Inspire heb georganiseerd, heb ik veel geleerd. Hieronder de belangrijkste dingen waar ik vandaag de dag nog steeds rekening meehoud als ik een evenement organiseer.
Locatie
Dat de locatie erg bepalend is voor de sfeer en het succes van het evenement. Het eerste jaar organiseerden we het op een kantoor. Dat was erg onpraktisch, met name omdat de locatie niet ingesteld was op een grote groep mensen die na elke sessie naar een andere zaal wou. Het evenement heet Inspire en de locatie moet daar dan ook op aansluiten.
Geen rijen voor het buffet
Tijdens een van de edities van Avanade Inspire moesten mensen erg lang in de rij voor hun eten staan. En dat is vervelend, want je hebt in je pauze wel wat beters te doen. Je wilt bijkomen, rustig eten en bijkletsen met andere aanwezigen. Hoewel locaties hier veel ervaring mee hebben, is het goed om na te vragen hoe dit geregeld wordt.
Een simpele oplossing is om het buffet van 2 kanten toegankelijk te maken (dus niet tegen een muur zetten bijvoorbeeld) en door meerdere buffettafels in de ruimte te zetten. Op mijn site EventGoodies geef ik meer tips over hoe je rijen bij het buffet kunt voorkomen.
Aankleding en ‘goodies’
Mensen vinden de aankleding en gadgets of goodies die je uitdeelt meestal erg leuk. Het valt me ook op dat foto’s die er gemaakt worden, vaak van de aankleding of gadgets is. Niet iedereen maakt foto’s van de spreker of de slides. Wél van dat toffe t-shirt dat ze als spreker hebben gekregen, de race-auto of zoals afgelopen editie van mensen die een VR-spel speelden. Dus als je wilt dat mensen op social media iets delen op je evenement, denk dan ook na over wat je kunt inzetten om dit te bevorderen.
Al met al is Avanade Inspire dus voor mij erg belangrijk geweest en heeft er voor gezorgd dat ik ontdekte wat m’n passie is. Ik doe vandaag de dag wat ik het allerliefste doe: mensen verbinden, inspireren en verrassen!
Op mijn site eventgoodies.nl deel ik veel tips en inspiratie om je evenement aan te kleden en onvergetelijk te maken!