Andrea Dronk is eventmanager voor Exact Online. Met hun jaarlijkse evenement Exact Live wonnen zij dit voorjaar een Gouden Giraffe. Hoe zetten zij online communicatie in rondom hun evenement?
Elke 2e dinsdag van de maand deel ik interview met iemand die een succesvolle community heeft opgebouwd door de inzet van evenementen in combinatie met een online strategie. Dit is de tweede blog in deze rubriek. Vorige maand las je hoe Arjan Vergeer van 365 Dagen Succesvol een community opbouwde.
Dit keer sprak ik met eventmanager Andrea Dronk. Met hun jaarlijkse evenement Exact Live wonnen zij onlangs een Gouden Giraffe. Daar wou ik natuurlijk meer over weten!
Het interview met Andrea
Wat doet Exact en wat is jouw rol binnen dit bedrijf?
“Exact is een Nederlands bedrijf dat bedrijfssoftware produceert voor ondernemers. Maar wij zijn meer dan een softwareboer: we bieden opleidingen aan, helpen ondernemers aan accountmanagers en partners en we blijven continu op de hoogte van trends, zodat we kunnen blijven innoveren. Ik ben sinds 3 jaar eventmanager voor een van de twee divisies binnen het bedrijf; Exact Online. Ik organiseer diverse evenementen, waarvan het grootste evenement Exact Live is.”
Wat houdt Exact Live in?
“Exact Live is een jaarlijks evenement dat we in het najaar organiseren in de Jaarbeurs. Dit jaar vieren we ons 5-jarig jubileum. Het bestaat uit een beurs en een congres met plenaire sessies en veel breakout-sessies. Het grotendeel van onze bezoekers zijn klanten en relaties, maar we nodigen ook mensen uit die ons nog niet kennen. Ik organiseer dit samen met een heel team met verschillende disciplines binnen Exact en een externe eventpartner. Er komen zo’n 4.000 mensen op af, wat best uniek is voor een softwarebedrijf.”
Hoe zetten jullie contentmarketing in rondom dit evenement en wat heeft het jullie opgeleverd?
“We hebben een aparte eventpagina waar we in de aanloop van het evenement blogs plaatsen. We willen hierbij vooral duidelijk maken wat je kunt verwachten op het evenement. Het zijn bijvoorbeeld blogs waarin we een kijkje geven achter de schermen van Exact Live, maar we vragen ook onze sprekers om een blog en een goede foto aan te leveren.
Ook zorgen we dat we tijdens het evenement social media actief inzetten. Er was een social media-plein waar mensen de feeds op schermen konden zien, waar het social media-team druk aan het monitoren en reageren was en waar men in een photobooth foto’s kon maken en delen via social media. Gedurende het evenement maakten we video’s waarin we bezoekers en onze interne en externe ambassadeurs aan het woord lieten. We merkten dat video heel goed werkt en veel werd bekeken. Door onze inspanningen op social media werden we trending topic tijdens het evenement, nog voor het plenaire programma begon.”
“Bouw een team om je heen, zodat je het niet allemaal alleen hoeft te doen”
Welke tips heb je voor eventmanagers die ook een succesvolle community willen opbouwen?
“Wij vinden ambassadeurs heel erg belangrijk. Zorg dat je positieve ervaringen van je klanten naar buiten brengt. Niet alleen je klanten trouwens, ook je interne ambassadeurs. Ook is het goed om je gezicht te laten zien en transparant te zijn: schrijf blogs, durf vragen te stellen, doe mee aan groepsdiscussies.
Als je net als ik als zelfstandig eventmanager opereert, bouw dan een team om je heen. Vraag zowel intern als extern hulp! Ik vind brainstormsessies erg goed werken hierbij. Het is heerlijk hoe je pratend tot nieuwe inzichten komt met elkaar.”
Welke stappen willen jullie komend jaar gaan zetten qua contentmarketing?
“Wij willen onze communicatie nog persoonlijker maken. We hebben hier al veel stappen in gezet, zoals de personalisatie van mailings. Onze uitnodigingen bijvoorbeeld worden niet verstuurd als Exact, maar vanuit onze productmanagers of accountmanagers, afhankelijk van het type communicatie en de doelgroep. We willen nog beter aansluiten op onze doelgroep. Door ze bijvoorbeeld gericht te wijzen op een onderdeel van het evenement, dat goed aansluit bij hun bedrijf, branche of behoefte.”
Conclusie
Exact weet op een goede manier zichzelf te profileren binnen haar doelgroep. Wat je van ze kunt leren is:
- Laat meer van jezelf en van je tevreden medewerkers en klanten zien om mensen enthousiast te maken over je bedrijf, merk en evenement.
- Maak de communicatie zo persoonlijk mogelijk. Mensen willen communiceren met mensen, niet met een bedrijf.
- Betrek anderen erbij, zodat je het niet alleen hoeft te doen (mijn ebook lees je hoe je dit kunt aanpakken).
Als je dit een interessante blog vond en op de hoogte wilt blijven, schrijf je dan in voor de nieuwsbrief. En is er iemand die je wil aandragen voor een interview, dan hoor ik het ook graag! Ik ben op zoek naar eventmanagers die social media en content slim inzetten rondom hun evenement(en).